Arkivsamfundet AAS är en ideell förening för statligt anställda arkivarier och registratorer. De arbetar för att "främja administrativ utveckling, dokumentstyrning, diarieföring, arkivvård, arkivforskning och därmed angränsade frågor inom statlig verksamhet". Medlemskap ger tidningen Tema Arkiv fyra gånger om året samt inbjudningar till de arkivdagar, kurser och andra arrangemang som anordnas av AAS. För mer information se AAS hemsida.

Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek ligger centralt i Stockholm. Här finns både ett omfattande bibliotek samt drygt 5000 arkiv efter framförallt föreningar, fackföreningsrörelsen samt enskilda personer (t ex Olof Palmes arkiv). Arkivet har också en stor samling av fanor. ARAB arbetar också med service åt arbetarrörelsens organisationer (planering av dokumenthantering, ordna och förteckna arkiv m m). För mer information se ARAB:s hemsida.

Årligt återkommande konferens och mässa som hålls i Sollentunamässan. Huvudarrangörer är AAS och SIMA. På mässan finns framförallt utställare från olika IT-företag som erbjuder system för elektronisk dokumenthantering och diarieföring, men också t ex Riksarkivet, DIK och Dokumenthuset brukar ha en monter på mässan. I samband med mässan anordnas också en konferens med talare från både arkivvärlden och andra branscher.

Tidning som ges ut 2 gånger om året av Arkivsamfundet. Tidningen innehåller artiklar, rapporter, debattinlägg, recensioner av nytillkommen litteratur inom arkivområdet, och kan sägas vara arkivvärldens motsvarighet till Historisk tidskrift.

Sedan 1998 anordnas varje år en lördag i november Arkivens Dag runtom i landet. Det är ett sätt för arkiven att visa upp sig och förhoppningsvis dra till sig nya användargrupper. Man vill dels visa upp det svenska kulturarvet, dels visa det arbete som utförs för att säkerställa att kulturarvet kommer att finnas kvar. Många arkiv håller öppet hus, ordnar visningar, föredrag och utställningar, säljer böcker m m. Första året drog arrangemanget ca 35000 besökare runt om i landet.

På marknaden finns idag tre olika system, Arkivverkets gamla Arkia (en ny version är på gång dock), Imagons system Klara och Visual Arkiv, som säljs av ADB-kontoret i Göteborg. Om dessa kan sägas att de två sistnämnda har många fler funktioner än Arkia. Alla tre systemen bygger på Allmänna arkivschemat. Hur den nya Arkis 2 kommer att bli återstår att se. På vissa arkiv väljer man att skriva sin arkivförteckning i Word, eller i hemsnickrade databaser.

Arkivpedagog är ett nytt och mycket ovanligt yrke i dagens Sverige. En arkivpedagog arbetar med att göra arkiven synliga och användbara för allmänheten, framförallt grupper som inte brukar komma i kontakt med arkiv. T ex kan man som en arkivpedagog i Skåne besöka skolor med en gammal resväska full av spännande handlingar, som eleverna sedan får använda i skolarbetet.

Svenska arkivsamfundet har funnits sedan 1952, och har till uppgift att "väcka och vidmakthålla intresset för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den svenska arkivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och villkor". Medlemmarna kommer från olika sektorer av arkivvärlden. Samfundet anordnar seminarier och konferenser, samt ger ut tidskriften Arkiv, samhälle och forskning. För mer information se Arkivsamfundets hemsida.

Samlingsnamn för Riksarkivet, Krigsarkivet, landsarkiven och SVAR.

ASL står för Arkivregister Stockholms Län, och är en databas över arkivbestånd från hela Stockholms län. Både kommun-, landsting- och folkrörelsearkiv finns registrerade. ASL finns på CD-ROM och uppdateras regelbundet. Skivan kan beställas genom Stockholms stadsarkiv, som förvaltar registret tillsammans med bland annat Riksarkivet och ARAB.

Vissa myndigheter och kommuner binder fortfarande in styrelseprotokoll, diarier och andra viktigare handlingar. Se till att anlita en bokbindare som dels följer de gamla statliga reglerna om inbindning (KRFS 1981:2 ) och som kan garantera en säker förvaring (framförallt mot brand och stöld) under arbetet.

Den nya bokföringslagen (1999:1078) trädde i kraft 1 januari 2000. Den innehåller en viktig förändring för arkivarier. Den sk varannanlänksprincipen tas bort, vilket innebär att varannan länk i bokföringskedjan inte behöver vara i läsbar form (papper eller mikroskrift), utan får vara i "icke läsbar form", d v s på digitala medier. Däremot måste liksom tidigare årsbokslut och årsredovisning alltid vara i läsbar form. En ny bokföringsförordning för de statliga myndigheterna kom år 2000 (2000:606). Lagtexten hittar du genom vår länksida.

BFN är ett statligt expertorgan med uppgift att utveckla god redovisningssed. Nämnden ger ut allmänna råd och informationsmaterial om tillämpningen av framför allt bokföringslagen och årsredovisningslagen. På deras hemsida finns bland annat deras allmänna råd om arkivering av bokföringsmaterial.

Beteckningen står för Compact Disc - Recordable. Dessa skivor bränns i en CD-brännare. Skivorna är uppdelade i flera spår. Några saker att tänka på när man bränner CD-R med information som ska vara läsbar under en längre period är dels att skivorna ska brännas med låg hastighet (ju snabbare, desto sämre kvalitet), dels att använda guldskivor framför gröna skivor, samt sist men inte minst att alltid använda välkända märken. Det är också viktigt att ha en vibrationsfri miljö när man genomför bränningen. Om man vill läsa mer finns skriften "Lagra information på CD-R för framtiden", SP Rapport 1999:26. (SP = Statens Provnings- och forskningsinstitut).

Beteckningen står för Compact Disc - Read-Only-Memory. Detta är masstillverkade skivor som inte bränns utan"pressas". En CD-ROM med dokument på har ett enda spår, till skillnad från andra CD-skivor.

Beteckningen står för Compact Disc - Rewritable (omskrivbara). Till skillnad från CD-R kan denna skiva brännas om flera gånger, vilket gör den användbar vid bland annat säkerhetskopiering, där man endast behöver informationen en kort period.

Beteckningen står för Compact Disc - Write-Once-Read-Many. Denna skiva bränns en gång och kan sedan läsas många gånger.

En cookie är en textsträng som skapas vid besök på en webbsida. Textsträngen skapas av webbsidans server och den skickas till den lokala dator som besökt webbsidan. Det finns tillfälliga cookies, som "dör" när ett besök på en webbsida avslutas. Det finns också permanenta cookies, som lagras på den lokala datorn under en längre tidsperiod. Nästa gång webbsidan besöks av den lokala datorn skickas cookien till sidans webbserver. Med hjälp av den kan webbsidan sedan anpassas (utifrån uppgifterna om det förra besöket). Cookie-tekniken används också för att t ex hålla reda på en digital shoppingvagn, skicka individanpassad reklam m m.

Statlig myndighet som bland annat har till uppgift att övervaka att datalagen och numera också personuppgiftslagen följs, och på så vis förhindra att människors personliga integritet kränks. Datainspektionens författningssamling DIFS innehåller regler för hur personuppgifter ska behandlas. Det är till DI som en organisation anmäler antingen sina personuppgiftsbehandlingar eller sitt personuppgiftsombud. På DI:s hemsida finns förutom lagtexten ett flertal broschyrer och annan bra information om personuppgiftslagen.

I stort sett alla myndigheter och kommuner använder sig idag av datasystem vid diarieföring - blanketternas tid är förbi. Det finns ett flertal system att välja mellan på marknaden. Allt fler av systemen går idag att bygga ut till hela dokumenthanteringssystem, där handlingarna i ärendena finns inscannade eller på annat sätt kopplade direkt till systemet. Men det finns också mindre och enklare system som passar för organisationer med liten mängd ärenden per år.

Digital bildhantering innebär att handlingar scannas in och sparas som en bild på något digitalt medium. Det blir allt vanligare och är ett sätt för arkiv, museer och andra organisationer att dels göra material tillgängligt för en större krets användare, dels skydda känsliga originaldokument mot slitage. Idag är det ofta kartor, ritningar och foton som digitaliseras. Flera museer och arkiv har bilddatabaser på Internet. En bra bok för den som vill lära sig lite om bilddigitalisering är "Introduktion till Bilddigitalisering" av Besser och Trant (utgiven av Getty Information Institute). Kurser i digital bildhantering ges bland annat på Riksantikvarieämbetets fotoenhet.

Digitala signaturer identifierar personer över Internet och säkerställer äkthet hos information. En digital signatur är "omvandling av information på ett sätt som endast avsändaren av informationen kan utföra och som låter mottagaren kontrollera informationens äkthet, innehåll och avsändarens identitet". Observera att digital signatur inte är exakt detsamma som elektronisk signatur. En digital signatur bygger alltid på asymmetriska nyckelsystem, där en publik och en privat nyckel används. En elektronisk signatur däremot kan bygga på symmetrisk, asymmetrisk eller annan slags kryptering. Se mer under "Elektroniska signaturer".

På marknaden finns idag en uppsjö av system för elektronisk dokumenthantering. Ett besök på mässan Arkiv & Dokument ger en uppfattning om hur mycket som finns.

DTD kommer man i kontakt med i samband med XMLoch SGML. DTD står för Document Type Definition (Dokumenttypsdefinition), och specificerar vilken struktur ett XML-dokument får ha. DTD:n innehåller regler för hur informationen får struktureras - t ex vilka element som får förekomma och vilka attribut som finns till varje element.

Huvudavdelning i Allmänna arkivschemat, avseende inkomna handlingar. Här läggs också korrespondens.

Elektroniska signaturer identifierar personer över Internet och säkerställer äkthet hos information. Sedan 1 januari, 2001 gäller en lag och en förordning om kvalificerade elektroniska signaturer, SFS 2000:832, samt en förordning SFS 2000:833. En elektronisk signatur definieras i lagen som data i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra elektroniska data och som används för att kontrollera att innehållet härrör från den som framstår som utställare och att det inte har förvanskats. På statskontorets hemsida finns också en del användbara skrifter för den som vill läsa mer om digitala och elektroniska signaturer. I Riksarkivets rapport "Elektronisk dokumenthantering - en rättslig problemorientering" kan man också läsa om signaturer.

Benämning på arkiv som inte lyder under det offentliga.

Arkivkartongerna i ett arkiv skall vara etiketterade. Självhäftande etiketter går att köpa från Landsarkivet i Lund.

Huvudavdelning i Allmänna arkivschemat, avseende handlingar ordande efter ämne.

Plan enligt vilken förteckningarna över en grupp av likartade arkiv skall upprättas och föras. Används ibland felaktigt om innehållsförteckningn.

Huvudavdelning i Allmänna arkivschemat, avseende räkenskapsmaterial.

Förstöra handlingar eller uppgifter i handlingar.

Den tid som skall passera, innan gallringen får verkställas.

Förteckning över när gallringen skall verkställas.

Ett icke arkivvänligt föremål, som bör avlägsnas från arkivalierna.

Tidigare huvudavdelning i Allmänna arkivschemat, avseende statistik. Ingår inte i nuvarande Förteckningsplan.

Riksarkivarie och den store reformatorn inom svensk arkivvård. Införde 1900 regler om att myndigheters arkiv skall förtecknas, skrev 1902 en uppsats om proveniensprincipen och införde 1903 det Allmänna arkivschemat. Se vidare artikel på Sällskapet Emil Hildebrands hemsida.

Förteckningsplanens grupper, inom vilka serier av handlingar som innefattas av grupperingen förtecknas.

International Council on Archives, grundades 1948 på initiativ av UNESCO för att skapa en världsomspännande arkivorganisation. ICA skall stimulera samarbetet och utbytet av information mellan medlemmarna, utveckla standarder, metoder och system för arkivens vård och skötsel. Medlemmar är huvudsakligen institutioner och arkivföreningar; 1990 var antalet 878 från 143 länder. Sekretariatet finns i Paris. Bland ICA:s publikationer märks den årliga Archivum.

Ett led i proveniensprincipens två led: Att varje arkiv skall bevaras som en fristående enhet samt att den ursprungliga ordningen (inre ordningen) skall bibehållas om den utgjort ett fungerande system.

Geografiskt område inom vilket arkivhandlingar ska bevaras i större utsträckning än i andra områden. Intensivdataområden är Västernorrlands- , Östergötlands-, Gotlands län samt Göteborgs kommun.

General International Standard Archival Description. Det internationella arbetet med att standardisera arkivredovisningen.

Internationella standardiseringsorganisationen. Det internationella standardiseringsorganet för alla områden utom det elektrotekniska. Högsätet för ISO ligger i Genevé. ISO samarbetar i standardiseringsfrågor med en lång rad internationella och regionala organisationer. Arbetet resulterar i internationella standarder t.ex. ISO 9000 och ISO 14000. Genom att utarbeta standarder skapas en systematisk ordnings- och regelskapande verksamhet med syfte att uppnå optimala tekniska, och inte minst ekonomiska, lösningar på återkommande problem. Svensk medlem är SIS, Standardiseringen i Sverige.

I romersk religion ingångens och begynnelsens gud, åt vilken årets första månad helgades. Janus avbildas ofta med två ansikten riktade åt var sitt håll - härav uttrycket janusansikte vilket syftar på en dubbelnatur. Janusansiktet är den internationella symbolen för arkiv, vilken används bl.a. av Arkivverket i Sverige samt International Council of Archives.

Arkivlokal som uppfyller krav på bl.a. kontrollerad temperatur och luftens renhet. Klimatarkiv används till ex. magnetband, fotografier samt mikrofilm.

Hänvisning mellan serier i förteckningens anmärkningskolumn.

Krigsarkivet förvarar och vårdar arkiv från försvarets samtliga myndigheter. I arkivets bestånd finns handlingar från 1500-talet fram till vår tid samt från föreningar och enskilda personer med anknytning till försvaret. Krigsarkivet startade sin verksamhet 1805 såsom ett kontor under Fältmätningskåren, och överfördes 1873 till den då nyorganiserade generalstaben för att 1943 bli självständig myndighet. År 1947 flyttade Krigsarkivet in i sina nuvarande lokaler på Gärdet i Stockholm. Från och med 1995 ingår Krigsarkivet i Riksarkivets organisation.

(KB) KB tillkom under 1500-talet och blev svenskt nationalbibliotek 1661. I samband med detta fick KB rätt till arkivexemplar av allt svenskt tryck. KB ska också samla utländsk litteratur som berör Sverige och översättningar av svenska författares verk. Handskriftssamlingarna är av väsentlig betydelse särskilt för svensk historia och litteraturhistoria. Biblioteket var först inrymt i slottet Tre Kronor, där en stor del av samlingarna förstördes vid slottets brand 1697. Under 1700-talet tillfördes det flera privatsamlingar, förnämligast av dem Gustav III:s bibliotek. KB redigerar den svenska nationalbibliografin och accessionskatalogen över utländsk litteratur i svenska forskningsbibliotek samt är ansvarigt för driften av forskningsbibliotekens datorsystem LIBRIS.

Arkivmyndighet för statliga civila myndigheter inom sitt distrikt samt för kyrkokommunala arkiv och försäkringskassor. I det regionala arkivansvaret ingår att arbeta för att arkiv inom den enskilda sektorn också kan tas om hand samt att ge råd till kommunala myndigheter och till enskilda. De sju landsarkiven är organiserade under Riksarkivet. De sju landsarkiven är belägna i: Uppsala (Södermanlands, Örebro, Västmanlands och Kopparbergs län) Vadstena (för Östergötlands, Jönköpings, Kronobergs och Kalmar län) Visby (för Gotlands län) Lund (för Blekinge, Kristianstads, Malmöhus och Hallands län) Göteborg (för Göteborgs och Bohus, Älvsborgs, Skaraborgs och Värmlands län) Härnösand (för Gävleborgs, Västernorrlands, Västerbottens och Norrbottens län) Stockholm ( för Stockholms län) Östersund (för Jämtlands län).

Landstingsarkiven är handläggande och verkställande organ för landstingens arkivmyndighet (Landstingsstyrelsen) och har som uppgift att bevara, vårda och tillhandahålla de arkivhandlingar som inkommit för slutarkivering från landstingens olika organ.

Allmänhetens rätt till samma möjligheter vad gäller tillgång av befintlig programvara eller tillgång till samma åtkomstmöjligheter/sökingångar i form av olika register m.m. som myndigheten haft tillgång till.

Term som ofta används om ytligt och därför synligt mycel av systematiskt helt olika svampar. Med mögelsvampar avses mikroskopiskt små svampar, i huvudsak saprofyter, som i naturen oftast lever av att bryta ned vegetabiliskt material. Vanliga mögelsvampar är borstmögel (Aspergillus-arter) och penselmögel (Penicillium-arter). Olyckligtvis kan mögel också rota sig i arkivhandlingar som inte förvaras enligt föreskrifterna i RA-FS 1997:3.

Förkortning för "Nationell arkivdatabas". NAD är ett stort gemensamt beståndsregister för hela Sverige uppbyggt genom sammanläggning av olika arkivdatabaser.

Grundläggande princip för svensk rättskipning och offentlig förvaltning. Den har flera beståndsdelar - yttrandefrihet och informationsfrihet, meddelarfrihet, förhandlingsoffentlighet samt den för arkivarier så viktiga delen om allmänna handlingars offentlighet som regleras i tryckfrihetsförordningen (TF). Undantagen anges i sekretesslagen.

Arkivvetenskaplig teori som bygger på respekt för arkivens ursprungliga ordning och som innebär att varje arkivbildares handlingar betraktas och bevaras som en organiskt framvuxen enhet och helhet.

Fyrkantig på latin. Kan användas för att beskriva en handlings eller volyms fyrkantiga form.

Records manager är den engelskspråkiga världens namn på en arkivarie som arbetar med dokumenthantering. I boken Records management. Integrated information systems av Wallace, Lee & Schubert (1992) kan denna yrkesgrupps historia, karriärvägar och medellöner studeras tillsammans med uttömmande information om olika metoder för att skapa alfabetiska och numeriska kortregister, numrera hyllsektioner och mycket annat.

Regeringskansliets arkiv- och dokumentcenter är centralarkiv för myndigheten Regeringskansliet, utom UD som har ett eget arkiv. Här finns handlingarna från regeringens och departementens verksamhet från 1975. Äldre handlingar finns på Riksarkivet. Adressen är Fredsgatan 6 och det är öppet vardagar mellan 9 och 16. För mer information se hemsidan: www.regeringen.se

Ordet registratur användes förr för att beteckna renskrifter av koncept (utkast) och enligt allmänna arkivschemat skulle registraturet förtecknas under huvudavdelningen B. Idag används ordet oftast synonymt med registratorsfunktionen inom en myndighet.

Registrering är den verksamhet som Sekretesslagen i sitt 15:e kapitel kräver att myndigheter runt om i landet ska ägna sig åt dagligen. "När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet" stadgas i 15 kapitlets första paragraf. Den vanligaste formen av registrering av allmänna handlingar är diarieföring, men i Sekretesslagen ges myndigheterna även möjlighet att välja andra registreringsmetoder.

Rensning innebär i den offentliga sektorn att avlägsna sådana handlingar som inte är allmänna handlingar och som inte ska bevaras, exempelvis ur en akt innan arkivläggning av akten sker.

Reversal, är det ord som används inom arkivvärlden för att beteckna ett kvitto på en leverans av arkivhandlingar.

En samling är ett bestånd av handlingar som inte vuxit fram på ett naturligt sätt ur en arkivbildares verksamhet, utan som på ett konstlat sätt brutits ur sitt ursprungliga sammanhang och förts samman enligt ämnesprincipen. Ett medvetet samlingsarbete, något som idag betraktas som en styggelse, pågick i de svenska arkiven till dess att proveniensprincipens idéer vann gehör i början på 1900-talet.

Serier definieras i Arkivvetenskap (red. Anna Christina Ulfsparre) som en följd av volymer eller handling/uppgifter som uppkommit under en arkivbildares verksamhet eller genom senare ordningsarbete och hör samman avseende ämne, funktion eller motsvarande. Vad som avses med "hör samman" är omtvistat och seriebegreppets vaghet leder ständigt till kontroverser kring hur arkiv ska ordnas och förtecknas.

Ett signum är en beteckning som i ordnings- och förteckningsarbetet antingen åsätts en serie (seriesignum) eller en volym (volymsignum). Ett seriesignum för en protokollsserie kan, om det allmänna arkivschemat används, exempelvis vara A1, och ett volymsignum i samma serie, d.v.s. den enskilda volymens unika beteckning kan vara A1:1.

Släktforskningen är en livaktig folkrörelse och merparten av arkivinstitutionernas besökare torde bestå av släktforskare. Den största släktforskarorganisationen i Sverige heter Sveriges släktforskarförbund och presenterar sig själv och sin verksamhet på: www.genealogi.se, där den vetgirige kan ta del av nättidningen "Rötter".

Stockholms stadsarkiv är arkivmyndighet i Stockholms stad och, på uppdrag av Riksarkivet, landsarkiv för Stockholms län. Stockholms stadsarkiv har två forskarsalar: en på Kungsklippan i Stockholm och en i Frihamnen. Stockholms historiska databas är en del av Stockholms stadsarkiv. Mer information återfinns på hemsidan: www.ssa.stockholm.se

Detta är ett annat namn på principen om att ett arkivs ursprungliga inre ordning skall bibehållas i möjligaste mån. (Se "Inre ordning" ovan).

SVAR (Svensk Arkivinformation) är en byrå inom Riksarkivet som arbetar med att tillgängliggöra arkivinformation av olika slag med hjälp av moderna medier (mikrofilmning, scanning, digitalisering). SVAR finns i Ramsele i Västerbotten och har lockar årligen till sig stora mängder släktforskare till Forskarcentrum i Ramsele. Mer information återfinns på hemsidan: www.svar.ra.se

Den som är intresserad av att läsa om arkiv kan tack vare föreningen Svenska arkivsamfundet (se ovan under Arkivsamfundet) bläddra i Svensk arkivbibliografi. Det finns tre samlingsvolymer: 1945-1959 (utgavs år 1962); 1960-1979 (utgavs år 1981); 1980-1989 (utgavs år 1991). Sedan 1985 publiceras bibliografierna årligen i samfundets tidskrift Arkiv, samhälle och forskning. Mer kan läsas på samfundets hemsida: www.arkivsamfundet.org

Skrivmateriel som uppfyller Riksarkivets tekniska krav får märkas med beteckningen "svenskt arkiv". Vanligen stöter man på denna beteckning på pennor med arkivbeständigt bläck och på papper av god kvalitet. Beteckningen är skyddad i lag (1990:783) och den som missbrukar denna beteckning kan straffas med böter.

Svenskt diplomatarium är en enhet inom Riksarkivet som tillgängliggör medeltida handlingar, såväl original som avskrifter genom att publicera dem i serien med samma namn, Svenskt diplomatarium. Skriftseriens latinska namn är Diplomatarium Suecanum. Mer finns att läsa på Riksarkivets hemsida.

Denna organisation, som tidigare hette Statens provningsanstalt, har bland annat till uppgift att pröva och certifiera skrivmateriel. De föreskrifter som prövas utfärdas av Riksarkivet och SP är det enda certifieringsorgan som givits rätt av SWEDAC (Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, central myndighet för teknisk kontroll) att vara certifieringsorgan för arkivmateriel. SP publicerar (numera på hemsidan, [MO:s tillägg] årligen en sammanställning över de produkter som certifierats: "SPs förteckning över certifierad skrivmateriel". Mer kan läsas på hemsidan: www.sp.se

Tryckfrihetsförordningen är en av våra grundlagar som kom till redan år 1766. Häri ryms den omhuldade offentlighetsprincipen, som av många anses hotad genom det europeiska samarbetet. I tryckfrihetsförordningens andra kapitel regleras handlingsoffentligheten och den första paragrafen tål att citeras: "1 § Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar".

Vid urvalsbevarande (se nedan) har man ibland valt att bevara ett arkiv i sin helhet (typarkiv) eller typexemplar av serier, av arkiv och serier som i övrigt gallrats. Exempelvis har Vaxholms församlingsarkiv inte tillåtits gallra enligt Riksarkivets gallringsbeslut, utan bevarats i sin helhet, d.v.s. varit typarkiv inom Svenska kyrkan.

Universitetsutbildning inom arkivvetenskap ges vid följande orter: Stockholms universitet, Göteborgs universitet, Mitthögskolan i Härnösand, Lunds universitet och Karlstads universitet.

Upphovsrätten har under senare år vid ett par tillfällen kommit i konflikt med tryckfrihetsförordningen. Det mest berömda fallet är sannolikt den s.k. scientologbibeln som lämnades in till regeringskansliet och därigenom blev allmän handling. För att skydda enskildas ekonomiska upphovsrättsliga intressen infördes sålunda en ändring i sekretesslagens 8:e kapitel 27 §. Ändringen trädde i kraft 1 april 2000 och innebär att upphovsrättsligt skyddade verk hindras från att lämnas ut om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att rättighetshavaren lider skada.

Ett annat ord för proveniensprincipen, d.v.s. den arkivteoretiska doktrin som innebär att varje arkiv ska betraktas som en odelbar enhet och inte bör blandas samman.

Urvalsbevarande är en metod som tillämpades framförallt under 1970- och 1980-talen för att hantera hastigt växande arkiv. Enligt denna metod skulle endast statistiska urval ur arkiven bevaras för att begränsa kostnaden för förvaring av arkiv och samtidigt möjliggöra forskning. Exempelvis bevaras endast ett urval socialtjänstakter och man har valt att kombinera två urvalsprinciper: regionala urval och individurval. I de kommuner som ingår i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun bevaras aktserierna i sin helhet (s.k. intensivdataområden). I de övriga kommunerna bevaras dessutom akter rörande personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad. Denna princip överges alltmer, eftersom den rådande uppfattningen är att det är svårt att säkerställa ett statistiskt godtagbart urval, och eftersom de ekonomiska vinsterna som kan göras, jämfört med ett totalt bevarande, inte uppväger förlusten av informationen.

Denna term användes tidigare för att beteckna gallring av en hel serie: "Med gallring förstås den minskning av ett arkiv, som sker genom utgallring av vissa handlingar; gallring och utgallring är således ej liktydliga termer. Att gallra en serie innebär att vissa handlingar i serien i sin helhet avlägsnas och förstöres medan andra bevaras; att utgallra en serie innebär däremot att serien i sin helhet avlägsnas och förstöres. (9 § 3 mom. SFS 1968:473)" skrev Nils Nilsson i sin bok Arkivkunskap från 1973. Denna distinktion anses idag sakna betydelse och begreppet "utgallra" har förpassats till historien. Idag används endast termen "gallra", och även ett så fantasieggande ord som "utgallringsmogen" har lämnat arkivvärldens vokabulär.

En volym är enligt läroboken Arkivvetenskap (red. Anna Christina Ulfsparre) en "[f]ysisk enhet som innehåller arkivhandlingar". Volymer kan bestå av både band, kapslar, buntar och kortlådor, men vanligast är nog arkivkartongen (arkivboxen). Den som för samman handlingar till en arkivkartong, eller låter binda in dem, ägnar sig åt volymbildning.

Något du får lära dig leva utan om du arbetar i depå.

Vanligt förekommande elektroniska filer som lättast arkiveras efter att ha utskrivits på åldringsbeständigt papper

se Ö-serier.

Förekommer allmänt i arkiv förtecknade av personer som gått en dagskurs i förtecknande hos NLA 1978 och sedan dess kallar sig arkivarier.

Detsamma som records centre.

Papper papper med förmåga att motstå åldrande.

Vid sidan av brand, brandkår, nederbörd, stöld och flytt en av arkivens värsta fiender.

Serier innehållande de volymer som förvirrat står kvar efter ordningsarbetets slut samt bisarra föremål som lösnäsor, medaljer och tennsoldater. Dessutom pressklipp, privata kärleksbrev, kuriosa och handlingar som egentligen borde införlivas med ett annat arkiv.

Flytta över (handlingar/uppgifter till annan databärare/annat medium).

Formellt överföra ansvar för arkiv.